電商系統該買還是自己做？我從 Excel 到自建工具的經驗

一句話結論：電商系統該買、用試算表或自己做，取決於流程適配、錯誤成本、維護能力與未來移轉，不取決於工具看起來多專業。

我從 Excel 開始，是因為當時付不起系統

我剛做蝦皮時，營收只有五位數，利潤連薪水都不夠。於是先用 Excel 撐住，從很簡單的 SUM(1+2)=3 開始，慢慢寫成公司自己使用的訂單管理系統。

後來我曾付費使用老牌系統，但一次只能看到 20 筆訂單，和自己的出貨流程互卡；也花過 5,000 元試另一套工具，用兩三天便決定停用。這不代表那些系統不好，只代表當時不符合我的流程。

先畫流程，再選工具

我會先把接單、揀貨、包裝、出貨、對帳與售後逐步畫出來，標記重複輸入、最常出錯與只有一個人會做的地方。系統必須改善這些節點。

• Excel／Google Sheets：便宜、彈性高，適合流程仍在變動且資料量可控。
• 套裝系統：導入快、有人維護，適合流程接近標準做法。
• 自建系統：能貼合特殊流程，但開發、資安、備份與交接都由自己負責。

我後來做了哪些工具？

訂單管理之外，我因為行銷需求做了廣告工具，因為平台撥款難以逐筆核對做了自動對帳，又因為出貨條碼與商品明細容易混亂做了出貨整合單。

每一個工具都從具體痛點開始。若需求只能說「我想要更自動化」，通常還不適合開發；要先說清楚哪一步、誰使用、錯一次損失多少。

選型前至少測 6 件事

1. 用真實訂單完成一輪工作，而非只看展示。
2. 確認多通路、SKU、退貨與部分退款能否處理。
3. 測試匯出資料是否完整且能自行保存。
4. 盤點權限、操作紀錄、備份與復原。
5. 把月費、導入、教育與流程中斷一起算。
6. 先定義不適用時如何退出及移轉。

什麼時候不該自己做？

如果需求已由成熟產品解決、沒有固定維護者、涉及金流與敏感個資，或系統中斷會讓公司無法出貨，我會優先買現成服務並要求資料可攜。自建的自由，會同時帶來長期責任。

案例與資料來源

更新紀錄

2019-07-25：首次發布，記錄當時的個人經驗、案例與判斷。

2026-09-04：保留從 Excel 到自建訂單、廣告、對帳與出貨工具的經驗，補充選型與退出條件。